Gestion des activités

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Le module Activité permet de proposer des activités dispensées par la bibliothèque aux usagers et accessibles sur inscription préalable.
Au travers du portail, ceux-ci ont la possibilité de s'y inscrire et de connaître tous les détails qui s'y rapportent.


Principes[ ]

  1. Déclarer via les groupes d'utilisateurs quelles sont les personnes habilitées à proposer une activité et celles pouvant y participer (stagiaires).
  2. Créer une activité avec plusieurs sessions. Ceci fait, les participants pourront s'inscrire à minima via leur compte abonné.
  3. Ajouter une boîte de page d'accueil qui liste les activités et sessions proposées (thème historique uniquement).


Activation[ ]

Activez le module activité via la variable système ACTIVITY

Possibilité de gérer les activités en mode "Quotas", en permettant d'inscrire plusieurs participants, avec distinction entre adultes et enfants, en une seule inscription. Cette fonctionnalité est activable grâce à une variable : ACTIVITY SESSION QUOTAS

Définir les intervenants et les stagiaires[ ]

Dans la boite Administration du portail, menu Groupes, déclarer les groupes.

  1. Participants avec le droit Suivre une activité
  2. Modérateurs avec le droit Inscrire un usager à une activité
  3. Intervenants avec le droit Diriger une activité

UserGroup Inscrire.png

Créer une activité[ ]

Cliquer dans la boite Gestionnaire de contenu, menu Activité pour accéder aux activités. Creer activite.png


Cliquer sur le menu Ajouter une activité pour en créer une.
Ajout activite.png

Créer une session[ ]

Cliquer sur l'icone Add 16.png pour ajouter des sessions d'activité.

Exemple
Ci-dessous, exemple d'une session.

Création d'une activité dans l'interface d'administration

Onglet session[ ]

La date d'inscription correspond à la plage de date durant laquelle l'activité sera ouverte aux inscriptions ; passées ces dates celles-ci seront closes, seuls les administrateurs de l'activité pourront inscrire des utilisateurs en dehors des limites. Cette plage de date est inclusive, si la date du jour est égal ou supérieure à la date de début et que la date du jour est égale ou inférieure à la date de fin, alors la session est ouverte aux inscriptions. La date de début n'est pas obligatoire, si elle n'est pas renseignée les inscriptions seront ouvertes dès la publication de l'activité. La date de fin n'est pas obligatoire mais par défaut elle prendra pour valeur la date de début de l'activité.

"Ouvrir à tous les utilisateurs" : l'inscription est possible pour tous les utilisateurs qu'ils appartiennent ou non à un groupe ayant le droit "Suivre une activité" cochée.

"Gérer en mode file d'attente" : autorise les inscriptions au delà des quotas disponibles pour l'activité. Si des places se libèrent, les usagers en liste d'attente seront automatiquement basculés en mode inscription et seront avertis par Email, dans l'ordre d'inscription.

Onglet effectif (si gestion des quotas activée)[ ]

Dans le cas des activités par "Quotas" un nouvel onglet apparait, nommé Effectif pour la gestion de l'ensemble des effectifs. Il existe 6 zones pour définir les quotas pour une "Session" :

- le minimum et le maximum d'inscription adultes attendues,

- le minimum et le maximum d'inscription enfants attendues

- les maximums adultes et enfants possibles pour une même inscription (par un même usager).


Il reste deux champs de saisie Âge minimum des enfants et Âge maximum des enfants, le maximum étant dépendant des effectifs enfants, si ceux ci sont renseignés la zone d'âge deviendra obligatoire, quand au minimum il est juste dépendant du maximum, il doit soit ne pas être renseigné soit lui être inférieur.

Le champ maximum total est facultatif, mais s'il est renseigné, c'est lui qui prime dans le sens ou même si les maximums adulte et enfant ne sont pas dépassés mais que le total est atteint, les inscriptions sont bloquées.

Activities max total.png

En mode gestion par "Quotas", l'utilisateur avec les droits "diriger où inscrire à une activité" peut gérer les inscriptions ou modifier une inscription existante, pour tous les stagiaires. Il peut outre-passer certaines limites : inscrire après la date de fin d'inscription et dépasser les effectifs inscription maximum adultes et enfants. Par contre il ne peut pas dépasser le total maximum par adultes où enfants.

Onglet intervenant[ ]

Vous pouvez cocher dans la liste des utilisateurs qui ont le droit "Diriger une activité", la personne qui suit cette activité. Bokeh lui enverra un mail pour indiquer qui s'inscrit ou se désinscrit à une session.


Onglet contenu[ ]

Permet de préciser le contenu de la session


Compte-rendu[ ]

A l'issue de la session, il est possible de saisir un compte-rendu pour mémoire.


Lors de la validation de la session d'une activité, celle-ci apparait automatiquement dans les comptes abonné et l'inscription est possible.

Pour cacher complètement une activité sur le portail sans la supprimer, utilisez le bouton Publish 16.png en face de chaque activité depuis l'interface d'administration:

Cacher activites.png

Faire apparaître la session dans l'agenda[ ]

Pour chaque nouvelle session, Bokeh créé automatiquement un article lié qui contient notamment un lien d'inscription, vous ne devez donc pas créer votre article en amont. Vous pouvez visualiser et modifier l'article en cliquant sur l'icône ci-dessous.

Session activite article.png

Données mises à jour automatiquement[ ]

Certaines données de l'article sont créées et mises à jour automatiquement en fonction des données de la session :

  • libellé de l'activité = titre de l'article
  • date de début de la session= date de début d'évènement
  • date de fin de la session = date de fin d'évènement (si non renseignée, reprend la date de début de session)
  • lieu de la session = lieu de l'événement

Données mise à jour à la demande[ ]

Le contenu de l'article est généré automatiquement à la création de la session mais n'est pas mis à jour lors de la modification de la session pour vous permettre de le modifier à votre convenance.

Lorsqu'il est généré ce contenu présente:

  • la description de l'activité
  • une liste de données de la session
  • le lien d'inscription

La liste des données de la session contient:

  • la date limite d'inscription
  • les horaires
  • la durée
  • la limite de participants
  • les intervenants

Vous pouvez la mettre en forme en css.

article .session_activity {} /* liste complète */
article .session_activity .registration_limitdate{} /* la date limite d'inscription*/
article .session_activity .session_hours {} /* les horaires */
article .session_activity .session_length {} /* la durée */
article .session_activity .session_quotas {} /* la limite de participants */
article .session_activity .session_speakers {} /* les intervenants */

Le contenu peut être regénéré grâce à l'icone de regénération. Session activite article regenere.png

Données essentielles non renseignées[ ]

Certaines données essentielles de l'article ne peuvent être automatiquement déduites par Bokeh.

  • La catégorie de classement n'est pas déterminée, il faut bien prêter attention à la catégorie lors de la modification de l'article.
  • L'article est créé en brouillon. La publication n'est pas automatisée, il faut modifier l'article pour le publier ou le valider si vous utilisez le système de workflow.
  • Les champs personnalisés (si vous les utilisez)

Comportement de l'article lié[ ]

L'article lié à une session est un article qui peut être retrouvé dans la liste normale des articles.
Il peut être supprimé, dans ce cas l'écran de suppression présentera un lien vers la session liée.
Si un article lié est supprimé, Bokeh en créera un nouveau au prochain enregistrement de la session.
Lorsqu'une session est supprimée, son article lié l'est aussi.

Inscription / désinscription[ ]

Depuis un article[ ]

L'article créé automatiquement lors de la création de la session contient un lien pour s'inscrire. Les utilisateurs peuvent donc cliquer dessus lorsqu'ils visualisent l'article depuis l'agenda ou les actualités par exemple.

Un internaute qui n'est pas inscrit à la médiathèque peut s'inscrire si vous avez autoriser les inscriptions sur le portail. Dans le cas contraire, vous devrez lui créer un compte Invité et l'inscrire depuis la session dans l'administration.


Depuis le compte abonné en magasin de thème[ ]

Depuis Mon compte, onglet Mon agenda, les utilisateurs avec le droit de suivie d'une activité verront apparaitre les activités auxquels ils peuvent participer.

InscriptionAgenda.png

Dans le cas de la gestion par quotas, le lien S'inscrire ou Modifier nous fait basculer dans un écran intermédiaire gérant les inscriptions adultes et enfants pour le stagiaire courrant. Dans cet écran les messages d'alertes sont là pour guider le stagiaire dans son inscription dans la limite des quotas disponible.

AbonneAgendaMod.png

Depuis le compte abonné en thème historique[ ]

Bokeh propose un ensemble de liens pour accéder aux activités depuis l'espace "mon compte".

Home account with formations.png

Le premier lien permet de parcourir les activités disponibles.

Available formations.png

Le second lien pour accéder aux activités passées où j'ai participé.

Done formations.png

Un troisième lien pour accéder aux futurs activités où je suis inscris.

Registered formations.png

Validation d'une inscription en mode liste d'attente[ ]

Dans ce mode, nous avons une page supplémentaire de validation à la suite d'une inscription, pour que l'utilisateur puisse se rétracter s'il ne souhaite pas s'inscrire sur liste d'attente.

Si l'usager est sur liste d'attente, il aura un message d'avertissement, ainsi qu'un lien de suppression pour annuler cette inscription.

Activites front mt validation.png

Validation de l'inscription / désinscription
[ ]

Lorsqu'une personne s'inscrit ou se désinscrit, Bokeh lui envoie un mail pour confirmer son inscription ou désinscription

Session formation mail.png

Le sujet et le contenu de ce mail sont paramétrables dans les variables ACTIVITY_REGISTRATION_SUBJECT et ACTIVITY_REGISTRATION_BODY.

De plus, les détails de la session seront attachés sous forme de fichier ICAL afin que l'usager puisse l'ajouter à son agenda.

En mode liste d'attente le mail d'inscription ne sera envoyé que lorsque l'usager passera de la liste d'attente à inscrit.

Bokeh envoie aussi un mail à chacun des intervenants pour indiquer qui s'inscrit ou se désinscrit à une session.

Recherche / inscription de participants[ ]

L'écran de recherche permet de filtrer la liste des participants disponibles, celle-ci étant déjà préalablement filtré par le droit de pouvoir suivre une activité.

Critères de recherche[ ]

  • Bibliothèque : Filtre par appartenance à une bibliothèque donnée
  • Niveau d'accès : Filtre par rôle du stagiaire
  • Rechercher : Filtre global, permettant de faire une recherche textuelle dans l'ensemble des colonnes de résultats
  • Inscrit à la session : Filtre limité à 4 valeurs possibles, soit les participants sont déjà inscrits, non-inscrit, en liste d'attente ou alors tous les 3 à la fois
  • Avec mail : Filtre les participants qui ont un mail renseigné dans leur compte

RechercheNouvelInscrit.png

Résultats de recherche[ ]

4 colonnes concernent plus particulièrement la gestion des activités :

  • Participants : Qui affichera le nombre d'inscrit pour un participant donné, pour cette section et avec une découpage par catégorie, ex : 2 Adultes, 2 enfants
  • En liste d'attente, une image de case à cocher qui si elle est coché précisera que l'usager est en liste d'attente
  • Une date de création de l'inscription
  • Actions : 3 icônes possibles, Ajout à une inscription à laquelle le participant n'est toujours pas inscrit, Edition et Suppression d'une inscription pour laquelle celui-ci est déjà inscrit

RechercheDejaInscrit.png

Création d'une inscription en tant que professionnel
[ ]

Si vous souhaitez inscrire un abonné depuis l'administration de Bokeh en tant que rédacteur/administrateur, vous pouvez le rechercher par son nom/ numéro de carte dans les critères de recherche. Pensez à indiquer dans "Inscrit à la session" = non (ou Indifférent). Lorsque vous avez trouvé l'abonné, cliquez sur le bouton + à droite de la ligne. Une popup s'ouvre alors pour vous permettre d'indiquer le nombre d'adulte et d'enfants à inscrire.

ModificationInscription.png


NB : si la personne qui souhaite s'inscrire n'est pas abonné dans votre bibliothèque, vous pouvez lui créer un compte avec un rôle "Invités" (voir Gestion des utilisateurs

Email de rappel[ ]

Une fonctionnalité de rappel pour les stagiaires inscrits à toutes les activités est fournie dans la liste des Batchs : Gestion des Batchs

Ce Batch est nommé Notifier les prochaines activités, il est accompagné de trois variables qu'il faudra paramétrer:

  • ACTIVITY NOTIFICATION DELAY qui correspond à la date à partir de laquelle les notifications seront lancé, celle ci étant calculer en soustrayant de la date de début de l'activité, le délai renseigné en jours
  • ACTIVITY NOTIFICATION SUBJECT qui correspond au sujet de l'email, {session.libelle_activity} permet de récupérer le libellé de chacune des activités
  • ACTIVITY NOTIFICATION BODY qui correspond au corps de l'email, {stagiaire.nom_complet} pour récupérer la description du stagiaire, {session.date_debut_texte} la date de début de l'activité


Variables utilisables :


{session.url} : URL de la session

{session.libelle_activity} : nom de la session

{session.start_label} : début de la session

{session.location_label} : lieu de la session

{session.location_details} : détails du lieu

{session.content_or_activity_description} : description

{stagiaire.nom_complet} : nom de l'abonné


Export CSV[ ]

Bokeh permet d'exporter les activités en CSV , par année.

Sur la page d'accueil des activités vous trouverez un lien 'Exporter les activités de l'année XXXX' vous permettant d'exporter les informations pour l'année sélectionnée.

Les champs exportés sont pour chaque participants à une session:

Colonne du fichier Donnée dans Bokeh
Nom Nom du participant
Prénom Prénom du participant
Identifiant Identifiant du participant
Email Email du participant
Intervenant Nom et prénom des intervenants de la session, séparés par des virgules
Activité Libellé de l'activité
Session Libellé de la session
Date début Date de début de la session
Lieu Libellé du lieu de la session
Liste d'attente Status de l'inscription

En mode Quotas l'export contiendra aussi les colonnes nombre d'adultes et d'enfants

Ajouter une boîte de page d'accueil (thème historique)[ ]

NB : Disponible uniquement en "Thème historique"

Pour que les activités soient visibles sur le portail, vous pouvez intégrer sur votre page un module Activité. Puis définir les activités que vous souhaitez rendre visibles.

Configuration de la boîte activités


ll est possible de configurer le mode d'affichage des sessions de activités :

  • le mode 'Tableau' affiche les sessions dans un tableau
  • le mode 'Bloc' affiche les sessions en ligne

Il est aussi possible de trier l'affichage des sessions soit par :

  • ordre de sélection
  • nombre d'inscrits
  • date de création

Option de la boite activité


Exemple
Affichage des activités sur le portail

Boîte activités

A savoir[ ]

  • Tout le monde peut voir les activités ainsi que le détail des sessions.
  • Le lien "s'inscrire" nécessite une authentification: si l'adhérent n'est pas connecté, une popup s'ouvrira
  • La liste des activités est accessible via l'url : /activites, pour le magasin de thème: /abonne/agenda/
  • Un administrateur Bokeh peut inscrire un ou plusieurs membres du groupe stagiaires via l'écran de la session. Ainsi si vous constituez un groupe de stagiaires à partir de vos abonnés SIGB, vous pouvez inscrire vous-même un ou plusieurs usagers à leur demande.