Bokeh permet de rédiger et d'envoyer des lettres d'information (ou newsletters) aux usagers disposant d'une adresse mail.
Les utilisateurs ont la possibilité via le portail de s'y abonner ou de désabonner.

Créer une lettre d'information

Les lettres d'information se créent à partir de la boite Gestionnaire de contenu, menu Lettres d'information.

Newsletter list.png

Pour créer une lettre, il suffit de cliquer sur le bouton Creer lettre.jpg.

Dans la page d'édition de la lettre, il est indispensable de saisir :

  • un titre (le sujet du message que recevront les destinataires)
  • un expéditeur
  • une option indiquant si la lettre est un brouillon*
  • un contenu Html

Il est possible d'associer un panier ou un domaine (présentation de nouveautés par exemple) Le message envoyé contiendra une liste de notices cliquables : le nombre peut être limité par le champ "Nombre à afficher"

Si l'option brouillon est cochée, la lettre ne sera pas visible à l'opac.

Lorsque la lettre est correctement créée, Bokeh vous la présente en mode modification.

Newsletter edit.png

L'écran de modification comporte une barre d'actions pour cette lettre, l'action courante est mise en avant (ici la modification).
Les autres actions possibles sont la prévisualisation, la gestion des destinataires, l'envoi de test, l'envoi réel, la duplication et enfin la suppression.

Prévisualisation

Newsletter preview.png

La prévisualisation permet de vérifier les informations avant l'envoi et notamment que l'éventuelle sélection de notices correspond à ce qui est souhaité.

Gestion des destinataires

Par l'internaute lui-même

L'inscription aux lettres d'informations peut être effectuée par l'internaute par l'intermédiaire de :

  • la page "Mon compte"
  • la boîte "Lettres d'informations"
  • l'entrée de menu "Lettres d'information"

La desinscription peut être effetuée dans la page "Mon compte" ou en suivant le lien de désinscription contenu en bas de chaque lettre d'information reçue par mail.

Attention, un lecteur n'ayant de mail renseigné et qui s'est abonné à une lettre ne pourra pas se désinscrire. Le processus de désinscription passant par une liste noire l'action ne peut être enregistrée, cependant il ne recevra pas de lettre non plus.

Par l'administrateur

Les destinataires d'une lettre sont déterminés par des groupes d'utilisateurs.
Chaque lettre créée dispose de son propre groupe dédié permettant d'inscrire les utilisateurs un par un.
Il est possible d'ajouter tout autre groupe préalablement créé dans l'administration des groupes d'utilisateurs.
Grâce à la fonctionnalité des groupes dynamiques, cela permet d'inscrire automatiquement les utilisateurs selon leur rôle et/ou leur bibliothèque.

L'écran de gestion présente 2 sections.

Gestion des groupes

Newsletter recipients group.png

Le lien Sélectionner les groupes destinataires fait apparaitre un dialogue de sélection multiple des groupes.
Vous pouvez aussi désinscrire un groupe directement dans la liste, sauf le groupe dédié à cette lettre qui sera supprimé en même temps que cette dernière.

Gestion / Recherche d'utilisateur

Pour déterminer rapidement si un utilisateur est inscrit ou non à la lettre, Bokeh présente le moteur de recherche suivant:

Newsletter recipients search.png


Par défaut, le moteur est calé sur la liste des utilisateurs inscrits, modifiez le critère Inscrit à la lettre pour trouver les utilisateurs non-inscrits ou désinscrits.

Dans cette liste l'ation proposée en dernière colonne est relative à l'état actuel de l'utilisateur.

Inscrire l'utilisateur

Lorsque l'utilisateur n'est pas inscrit, c'est à dire qu'il n'est rattaché à aucun des groupes destinataire, Bokeh propose de l'inscrire en l'ajoutant au groupe dédié de la lettre.

Désinscrire l'utilisateur

Lorsque l'utilisateur est rattaché à un des groupes destinataire, Bokeh propose de le désinscrire en enregistrant son mail comme ne voulant plus recevoir cette lettre (mis en liste noire).
Cela désinscrira par la même occasion tout utilisateur destinataire ayant le même mail.

Réinscrire l'utilisateur

Lorsque le mail de l'utilisateur est présent dans la liste noire de la lettre, Bokeh propose le réinscrire en le supprimant de la liste noire.
Cela réinscrira par la même occasion tout utilisateur destinataire ayant le même mail.

Ne rien faire

Lorsque l'utilisateur est rattaché à un des groupes destinataire mais qu'il n'a pas renseigné son mail, Bokeh ne peut pas le désinscrire car il n'y a pas de mail à mettre en liste noire.
Cependant, tant que cet utilisateur n'a pas renseigné son mail il ne peut recevoir aucune lettre d'information.
Le critère Avec mail vous permet de lister spécifiquement les utilisateurs entrant dans ce cas.

Test avant envoi

Newsletter test.png

Saisissez une adresse à laquelle Bokeh enverra un exemplaire de la lettre.
Vous pouvez ainsi en vérifier le contenu, sauf le lien de désinscription qui n'est pas valide en mode test.

Envoi réel

Lors de l'envoi:

  • le contenu est déterminé par les critères de sélection de notices éventuels
  • les destinataires sont déterminés par les groupes et dédoublonnés pour un même courriel

Les mails sont envoyés par blocs de 20 destinataires, la progression de l'envoi est visible dans la liste des lettres d'information.

A la fin du traitement un mail est aussi envoyé à l'expéditeur.

Gestion d'erreur

Si le traitement se termine correctement, la liste affichera la date de fin d'envoi ainsi que le nombre de destinataires traités.

En cas d'erreur indéterminée, la liste affichera soit "collecte des destinataires", soit "envoi en cours":

  • "collecte des destinataires" : signifie que l'erreur est apparue avant l'envoi du moindre mail
  • "envoi en cours" : signifie que l'erreur est apparue au cours de l'envoi des mails

En cas d'erreur interceptée par la gestion d'erreur, la liste affichera "erreur lors l'envoi" avec un lien pour voir le détail technique de l'erreur, ainsi que le nombre de destinataires traités.

Dans tous les cas, si vous tentez à nouveau d'envoyer la lettre Bokeh détecte l'état du dernier envoi pour déterminer s'il doit le reprendre.

En cas d'erreur indéterminée, l'envoi en erreur est toujours repris, en cas d'erreur interceptée, l'envoi est repris s'il a passé l'étape de collecte des destinataires.

Reprendre l'envoi signifie utilser le même contenu et les mêmes destinataires calculés au moment de sa création. Ne pas reprendre l'envoi signifie recalculer le contenu et les destinataires et tenter un envoi avec ces nouvelles informations.

Désinscription

Bokeh ajoute automatiquement un lien de désinscription pour la lettre d'information reçue en bas du mail.
La désinscription s'effectue pour tout utilisateur ayant la même adresse mail.

Configuration

Les textes en bas de mail et le profil d'affichage de la confirmation de désinscription dans Bokeh sont configurables via la clé à molette présente dans tous les écrans du modules lettre d'information, à côté du lien d'aide.

Cle info.png

Vous arrivez sur un écran avec 3 variables à configurer :

3param.png

Le premier permet de choisir sur quelle page est envoyé le lecteur lors du clic sur le lien de désinscription. Par défaut c'est la page d'accueil du portail.

Choice page.png

Si l'on ne configure rien le texte par défaut est le suivant : "Je ne veux plus recevoir cette lettre d'information". Il est possible néanmoins de personnaliser, le message comme dans l'exemple ci-dessous.

Html lettre.png

Afin de garantir la compatibilité avec les clients de messagerie non compatibles ou bloquants le HTML, il est recommandé de configurer le dernier champ comme cela :

Html text.png

Dupliquer une lettre d'information

Pour dupliquer une lettre d'information, cliquez sur l'icone "Dupliquer".

Newsletter duplicate.png

Une fois la duplication effectuée, on obtient une copie exacte de la lettre source (Avec les mêmes abonnements, contenu etc ...). Seul le titre est modifié: " (copie)" est ajouté à la fin.

La nouvelle lettre d'information est passé en mode Brouillon

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