Différences entre versions de « Lettre d'information »

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(Ajout des actions pour RGPD Newsletter)
(Ajout de la conformité RGPD dans l'interface OPAC)
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Le processus de désinscription passant par une liste noire l'action ne peut être enregistrée, cependant il ne recevra pas de lettre non plus.
 
Le processus de désinscription passant par une liste noire l'action ne peut être enregistrée, cependant il ne recevra pas de lettre non plus.
  
'''Nota Bene''', un lecteur peut aussi choisir maintenant de ne plus recevoir aucune lettre d'information.  
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'''Nota Bene''', un lecteur peut maintenant choisir de ne plus recevoir de lettre d'information.
C'est une checkbox au niveau de la gestion des lettres d'information ou un lien au niveau de la fiche abonnée dans le thème par défaut.
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C'est un bouton action au niveau des Selections dans la fiche abonné dans les thèmes responsive.
 
C'est un bouton action au niveau des Selections dans la fiche abonné dans les thèmes responsive.
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Après clic sur l'action.
  
 
=== Par l'administrateur ===
 
=== Par l'administrateur ===

Version du 24 juin 2020 à 15:55

Bokeh permet de rédiger et d'envoyer des lettres d'information (ou newsletters) aux usagers disposant d'une adresse mail.
Les utilisateurs ont la possibilité via le portail de s'y abonner ou de désabonner.

Créer une lettre d'information[ ]

Les lettres d'information se créent à partir de la boite Gestionnaire de contenu, menu Lettres d'information.

Newsletter list.png


Pour créer une lettre, il suffit de cliquer sur le bouton Creer lettre.jpg.

Dans la page d'édition de la lettre, il est indispensable de saisir :

  • un titre
  • un sujet du message qui sera envoyé par courriel aux destinataires
  • un expéditeur
  • une option indiquant si la lettre est un brouillon*
  • un contenu Html

Il est possible d'associer :

  • un panier ou un domaine (présentation de nouveautés par exemple). Le message envoyé contiendra une liste de notices cliquables : le nombre peut être limité par le champ "Nombre à afficher"
  • des articles à la lettre. Le message envoyé contiendra le titre et le contenu des articles sélectionnés.

/// Par contre les kiosques de notices, en javascript, ne sont pas interprétés par les logiciel de mails. La présentation, de type kiosque de notices, ne fonctionne malheureusement pas.

Si l'option brouillon est cochée, la lettre ne sera pas visible à l'opac.

Lorsque la lettre est correctement créée, Bokeh vous la présente en mode modification.

Newsletter edit.png

L'écran de modification comporte une barre d'actions pour cette lettre, l'action courante est mise en avant (ici la modification).
Les autres actions possibles sont la prévisualisation, la gestion des destinataires, l'envoi de test, l'envoi réel, la duplication et enfin la suppression.

Prévisualisation[ ]

Newsletter preview.png

La prévisualisation permet de vérifier les informations avant l'envoi et notamment que l'éventuelle sélection de notices correspond à ce qui est souhaité.

Gestion des destinataires[ ]

Par l'internaute lui-même[ ]

L'inscription aux lettres d'informations peut être effectuée par l'internaute par l'intermédiaire de :

  • la page "Mon compte"
  • la boîte "Lettres d'informations"
  • l'entrée de menu "Lettres d'information"

La desinscription peut être effetuée dans la page "Mon compte" ou en suivant le lien de désinscription contenu en bas de chaque lettre d'information reçue par mail.

Attention, un lecteur n'ayant de mail renseigné et qui s'est abonné à une lettre ne pourra pas se désinscrire. Le processus de désinscription passant par une liste noire l'action ne peut être enregistrée, cependant il ne recevra pas de lettre non plus.

Nota Bene, un lecteur peut maintenant choisir de ne plus recevoir de lettre d'information.

Thème par défaut[ ]

Gestion des Newsletters thème par défaut

C'est une checkbox au niveau de la gestion des lettres d'information.

Fiche Abonné thème par défaut

Un lien au niveau de la fiche abonnée dans le thème par défaut.

Thème Magasin de thèmes[ ]

Gestion des Sélections thème magasin de thème

Gestion des Newsletters thème magasin de thème

C'est un bouton action au niveau des Selections dans la fiche abonné dans les thèmes responsive.

Gestion des Newsletters thème magasin de thème

Après clic sur l'action.

Par l'administrateur[ ]

Les destinataires d'une lettre sont déterminés par des groupes d'utilisateurs.
Chaque lettre créée dispose de son propre groupe dédié permettant d'inscrire les utilisateurs un par un.
Il est possible d'ajouter tout autre groupe préalablement créé dans l'administration des groupes d'utilisateurs.
Grâce à la fonctionnalité des groupes dynamiques, cela permet d'inscrire automatiquement les utilisateurs selon leur rôle et/ou leur bibliothèque.

L'écran de gestion présente 2 sections.

Gestion des groupes[ ]

Newsletter recipients group.png

Le lien Sélectionner les groupes destinataires fait apparaitre un dialogue de sélection multiple des groupes.
Vous pouvez aussi désinscrire un groupe directement dans la liste, sauf le groupe dédié à cette lettre qui sera supprimé en même temps que cette dernière.

Gestion / Recherche d'utilisateur[ ]

Pour déterminer rapidement si un utilisateur est inscrit ou non à la lettre, Bokeh présente le moteur de recherche suivant:

Newsletter recipients search.png


Par défaut, le moteur est calé sur la liste des utilisateurs inscrits, modifiez le critère Inscrit à la lettre pour trouver les utilisateurs non-inscrits ou désinscrits.

Dans cette liste l'ation proposée en dernière colonne est relative à l'état actuel de l'utilisateur.

Inscrire l'utilisateur[ ]

Lorsque l'utilisateur n'est pas inscrit, c'est à dire qu'il n'est rattaché à aucun des groupes destinataire, Bokeh propose de l'inscrire en l'ajoutant au groupe dédié de la lettre.

Désinscrire l'utilisateur[ ]

Lorsque l'utilisateur est rattaché à un des groupes destinataire, Bokeh propose de le désinscrire en enregistrant son mail comme ne voulant plus recevoir cette lettre (mis en liste noire).
Cela désinscrira par la même occasion tout utilisateur destinataire ayant le même mail.

Réinscrire l'utilisateur[ ]

Lorsque le mail de l'utilisateur est présent dans la liste noire de la lettre, Bokeh propose le réinscrire en le supprimant de la liste noire.
Cela réinscrira par la même occasion tout utilisateur destinataire ayant le même mail.

Ne rien faire[ ]

Lorsque l'utilisateur est rattaché à un des groupes destinataire mais qu'il n'a pas renseigné son mail, Bokeh ne peut pas le désinscrire car il n'y a pas de mail à mettre en liste noire.
Cependant, tant que cet utilisateur n'a pas renseigné son mail il ne peut recevoir aucune lettre d'information.
Le critère Avec mail vous permet de lister spécifiquement les utilisateurs entrant dans ce cas.

Test avant envoi[ ]

Newsletter test.png

Saisissez une adresse à laquelle Bokeh enverra un exemplaire de la lettre.
Vous pouvez ainsi en vérifier le contenu, sauf le lien de désinscription qui n'est pas valide en mode test.

Envoi réel[ ]

Lors de l'envoi:

  • le contenu est déterminé par les critères de sélection de notices éventuels. Le contenu est figé, notamment concernant le contenu dynamique.
  • les destinataires sont déterminés par les groupes et dédoublonnés pour un même courriel. Les destinataires sont figés au moment de l'envoi.

Les mails sont envoyés par blocs de 20 destinataires, la progression de l'envoi est visible dans la liste des lettres d'information.

A la fin du traitement un mail est aussi envoyé à l'expéditeur.

Les compteurs des groupes et envois[ ]

La différence entre le nombre d'utilisateurs sélectionnés dans les groupes et le nombre d'envois s'explique par le fait :

  • qu'un utilisateur puisse appartenir à plusieurs groupes d'envoi; dans ce cas Bokeh dédoublonne (1 mail = 1 lettre),
  • qu'une famille partage une même adresse mail,
  • qu'une personne inscrite puisse ne pas avoir communiqué d'adresse mail.

Le nombre de personnes ciblées correspond donc à la jauge maximum. Le nombre de mails correspond au nombre de lettres réellement envoyées.

Nombre de destinataire / Nombre d'envois mail

Les groupes utilisateurs sont pour la plupart des sélections dynamiques, le chiffre qui apparaît entre parenthèse correspond aux totaux actuels et non à ceux figés au moment de l'envoi. Le détail de la composition globale d'un groupe de destinataires est consultable. Il suffit de cliquer sur le total. Le nombre de destinataires trouvés correspond au critères de recherche saisis en recherche.

Listedesgroupes newsletter.png

Gestion d'erreur[ ]

Si le traitement se termine correctement, la liste affichera la date de fin d'envoi ainsi que le nombre de destinataires traités.

En cas d'erreur indéterminée, la liste affichera soit "collecte des destinataires", soit "envoi en cours":

  • "collecte des destinataires" : signifie que l'erreur est apparue avant l'envoi du moindre mail
  • "envoi en cours" : signifie que l'erreur est apparue au cours de l'envoi des mails

En cas d'erreur interceptée par la gestion d'erreur, la liste affichera "erreur lors l'envoi" avec un lien pour voir le détail technique de l'erreur, ainsi que le nombre de destinataires traités.

Dans tous les cas, si vous tentez à nouveau d'envoyer la lettre Bokeh détecte l'état du dernier envoi pour déterminer s'il doit le reprendre.

En cas d'erreur indéterminée, l'envoi en erreur est toujours repris, en cas d'erreur interceptée, l'envoi est repris s'il a passé l'étape de collecte des destinataires.

Reprendre l'envoi signifie utilser le même contenu et les mêmes destinataires calculés au moment de sa création. Ne pas reprendre l'envoi signifie recalculer le contenu et les destinataires et tenter un envoi avec ces nouvelles informations.

Désinscription[ ]

Bokeh ajoute automatiquement un lien de désinscription pour la lettre d'information reçue en bas du mail.
La désinscription s'effectue pour tout utilisateur ayant la même adresse mail.

Configuration[ ]

Les textes en bas de mail et le profil d'affichage de la confirmation de désinscription dans Bokeh sont configurables via la clé à molette présente dans tous les écrans du modules lettre d'information, à côté du lien d'aide.

Cle info.png

Vous arrivez sur un écran avec 3 variables à configurer :

3param.png

Le premier permet de choisir sur quelle page est envoyé le lecteur lors du clic sur le lien de désinscription. Par défaut c'est la page d'accueil du portail.

Choice page.png

Si l'on ne configure rien le texte par défaut est le suivant : "Je ne veux plus recevoir cette lettre d'information". Il est possible néanmoins de personnaliser, le message comme dans l'exemple ci-dessous.

Html lettre.png

Afin de garantir la compatibilité avec les clients de messagerie non compatibles ou bloquants le HTML, il est recommandé de configurer le dernier champ comme cela :

Html text.png

Dupliquer une lettre d'information[ ]

Pour dupliquer une lettre d'information, cliquez sur l'icone "Dupliquer".

Newsletter duplicate.png

Une fois la duplication effectuée, on obtient une copie exacte de la lettre source (Avec les mêmes abonnements, contenu etc ...). Seul le titre est modifié: " (copie)" est ajouté à la fin.

La nouvelle lettre d'information est passé en mode Brouillon