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* Dans les deux onglets, des champs personnalisés additionnels sont intégrés à la recherche, par exemple ici '''Materiel nécessaire'''.
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* Dans la zone d'affichage des résultats, les champs personnalisés sont affichés dans la colonne '''Agenda''' pour les agenda, en plus petit en dessous, et dans la colonne '''Autres informations''', qui contient le champ commentaire des rendez vous, ainsi que les valeurs des champs personnalisés.
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Tout rendez vous dont le commentaire contient la chaîne saisie sera présenté dans la liste des résultats.
  
 
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Les critères de recherche des champs personnalisés sont de trois type :
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* des zones texte (pour tout ce qui est Texte, zone de texte, et zone de texte enrichi. La recherche remontera tout rendez vous dont le champs contient la valeur saisie.
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* un groupe de sélection multiple pour les zones de sélection et choix multiples. La recherche produite remonte tout rendez vous dont le champs contient au moins '''une'' des valeurs cochées.
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* pour les dates, une date de début et une date de fin, qui permettent de filtrer sur un intervalle de date.
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== Paramétrage et gestion des notifications par mail ==
 
== Paramétrage et gestion des notifications par mail ==

Latest revision as of 14:10, 8 July 2019

Bokeh permet d'établir des agendas de rendez-vous concernant un ou plusieurs participants.

Démonstration de la fonctionnalité

Comment activer cette fonctionnalité ?

Vous pouvez activer cette fonctionnalité avec la variable ENABLE RENDEZ VOUS.

Rdv var.png

Lorsque cette variable est active un nouveau menu "Gestionnaire de contenu" > "Rendez-Vous" apparaît dans l'administration pour les utilisateurs ayant le rôle "Administrateur Portail" et ceux appartenant à un groupe ayant la permission "Administration: accès à la gestion des rendez-vous".

Rdv permission.png

Rdv admin menu.png

Comment ajouter un rendez-vous ?

Les rendez-vous sont rattachés à un agenda qui représente un groupe de participants.

Vous devez donc commencer par ajouter un agenda pour les participants concernés.

Ajouter un agenda

Rdv agenda add.png

Rdv agenda add form.png

Libellé

Vous pouvez définir le libellé de l'agenda, si vous le laissez vide Bokeh utilisera les noms des participants pour définir un libellé par défaut que vous pourrez modifier par la suite.

Participants

Le bouton "Ajouter un participant" fait apparaître un moteur de recherche des utilisateurs à partir duquel vous pouvez ajouter des participants dans la liste.

Liste des agendas

Dès qu'un agenda est ajouté il apparait dans la liste des agendas.

Rdv agenda list.png

Modifier

Cette icone vous permet de modifier le libellé et les participants d'un agenda

Ajouter un rendez-vous

Cette icone vous permet d'afficher le formulaire d'ajout de rendez-vous pour un agenda

Liste des rendez-vous

Cette icone vous permet d'afficher une liste complète des rendez-vous pour un agenda

Supprimer

Cette icone vous permet de supprimer un agenda ainsi que tous les rendez-vous qui lui sont rattaché

Ajouter un rendez-vous

Rdv add.png

Vous pouvez optionnellement spécifier un lieu parmi ceux définis dans la gestion des lieux.

Dès qu'un rendez-vous est ajouté dans un agenda, tous les participants de l'agenda voient apparaître dans leur espace mon compte une section "Mes Rendez-vous".

Rdv abonne section.png

De même, il a apparaît dans la liste des rendez-vous de l'agenda.

Champs personnalisés

Il est également possible d'étendre les options disponibles aux rédacteurs via des champs personnalisés.

Cette fonctionnalité permet de définir d'autres champs de saisie disponibles aux rédacteurs lors de la création ou de l'édition d'un rendez-vous.

Cela peux permettre au rédacteur de renseigner le public visé par le rendez-vous comme sur l'image ci-dessous :
EditionChoixMultiple.png

Voir la documentation concernant la gestion des champs personnalisés

Liste des rendez-vous

À partir de cette liste vous pouvez modifier ou supprimer un rendez-vous existant ainsi que créer un nouveau rendez-vous en dupliquant un existant.

Rdv index.png

Comment vérifier le planning ?

La navigation des rendez-vous par agenda ne permet pas de vérifier le planning par participants ou lieu ou date.

Pour ce faire Bokeh propose une liste exhaustive des rendez-vous.

Recherche rendezvous.png

Dans les critères de recherches, nous trouvons deux onglets :

  • Un onglet Critères Rendez-vous pour rechercher sur les champs des rendez-vous.
  • Un onglet Critères Agenda, pour rechercher sur les champs des agendas.

Critère Agenda.png

NB :

  • Tous les critères sont appliqués avec un opérateur "ET"
  • Dans les deux onglets, des champs personnalisés additionnels sont intégrés à la recherche, par exemple ici Materiel nécessaire.
  • Dans la zone d'affichage des résultats, les champs personnalisés sont affichés dans la colonne Agenda pour les agenda, en plus petit en dessous, et dans la colonne Autres informations, qui contient le champ commentaire des rendez vous, ainsi que les valeurs des champs personnalisés.

Un bouton Exporter cette liste vous permet de l'exporter au format CSV pour intégration.

Export CSV.png

Les champs de la listes sont éclatés sur des colonnes et leur format permet des opérations plus simple.

Rendez-Vous

Date

Ce champ permet de trouver les rendez-vous dont la date se situe entre une date début et une date de fin.

Si vous ne renseignez qu'une date de début vous exprimez un filtre "à partir du ... inclus", si vous ne renseignez qu'une date de fin vous exprimez un filtre "jusqu'au ... inclus".

Par défaut la liste est filtrée aux rendez-vous futurs sur les 3 prochains mois.

Lieu

Ce champ permet de trouver les rendez-vous selon leur lieu.

Puisque le lieu n'est pas un champ obligatoire des rendez-vous, une option spéciale "Indéterminé" permet de trouver les rendez-vous auxquels aucun lieu n'a été affecté.

Commentaire

Ce champ permet de trouver les rendez vous selon les termes saisis dans la zone de texte.

Tout rendez vous dont le commentaire contient la chaîne saisie sera présenté dans la liste des résultats.

Champs Personnalisés

Les champs personalisés saisis dans les Rendez-Vous sont affichés et filtrables. (cf. ci-dessous.)


Agenda

Libelle contient

Ce champ permet de trouver les rendez-vous relatifs à l'agenda dont le libellé contient la chaine recherchée.

Participant contient

Ce champ permet de trouver les rendez-vous qui ont au moins un participant dont les :

  • login
  • nom
  • prénom
  • pseudo
  • mail
  • numéro de carte d'abonné

contient le texte saisi.

Champs Personnalisés

Les champs personalisés saisis dans les agendas sont affichés et filtrables. (cf. ci-dessous.)

Champs personnalisés

Les critères de recherche des champs personnalisés sont de trois type :

  • des zones texte (pour tout ce qui est Texte, zone de texte, et zone de texte enrichi. La recherche remontera tout rendez vous dont le champs contient la valeur saisie.
  • un groupe de sélection multiple pour les zones de sélection et choix multiples. La recherche produite remonte tout rendez vous dont le champs contient au moins 'une des valeurs cochées.

Multiselection.png

  • pour les dates, une date de début et une date de fin, qui permettent de filtrer sur un intervalle de date.

Dates selection rendezvous.png

Paramétrage et gestion des notifications par mail

Une fois le rendez vous créé, lorsque l'on clique sur l'icône icone notifier

Des emails sont envoyés à toutes les personnes qui ont été déclarées pour l'agenda.

En cliquant sur l'icône consulter statut notification les statuts des emails envoyés est affiché :

Historique Notification

Devant chaque utilisateur, vous avez la possibilité d'envoyer un email personnel en cas d'échec, ou de supprimer la trace de la notification.

Vous avez aussi la possibilité de vider l'historique de toutes les notifications.

Batch

Dans les Batch, l'administrateur système peut activer le batch "Envoi des notifications de rendez-vous".

Batch

Les notifications seront envoyées automatiquement une fois et une seule aux participants quand le rendez vous est dans la période de 3 jours (Voir variable système relative).

Au même endroit, vous pouvez envoyer un message pour tous les rendez vous futur de façon manuelle en cliquant sur l'icone Batch Notification Manuelle


Variables d'administration

La variable ENABLE_RENDEZ_VOUS permet d'activer ou de désactiver la gestion des rendez-vous.

Le délai d'envoi des notifications de rendez-vous (en jours) est configuré par la variable : NOTIFICATION_DELAY_RENDEZ_VOUS

Le modèle du message email envoyé est un modèle HTML stocké dans la variable NOTIFICATION_TEMPLATE_RENDEZ_VOUS.

L'utilisateur peut utiliser les styles, mettre en forme, et utiliser les variables user.nom, user.prenom, et toute autre propriété de user (civilite ou bibliotheque par exemple), de même que les propriétés de l'objet rendez_vous (agenda_label, location_label, formatted_date, formatted_begin_time, formatted_end_time).

Bokeh permet d'établir des agendas de rendez-vous concernant un ou plusieurs participants.

Démonstration de la fonctionnalité[edit | edit source]

Comment activer cette fonctionnalité ?[edit | edit source]

Vous pouvez activer cette fonctionnalité avec la variable ENABLE RENDEZ VOUS.

Rdv var.png

Lorsque cette variable est active un nouveau menu "Gestionnaire de contenu" > "Rendez-Vous" apparaît dans l'administration pour les utilisateurs ayant le rôle "Administrateur Portail" et ceux appartenant à un groupe ayant la permission "Administration: accès à la gestion des rendez-vous".

Rdv permission.png

Rdv admin menu.png

Comment ajouter un rendez-vous ?[edit | edit source]

Les rendez-vous sont rattachés à un agenda qui représente un groupe de participants.

Vous devez donc commencer par ajouter un agenda pour les participants concernés.

Ajouter un agenda[edit | edit source]

Rdv agenda add.png

Rdv agenda add form.png

Libellé[edit | edit source]

Vous pouvez définir le libellé de l'agenda, si vous le laissez vide Bokeh utilisera les noms des participants pour définir un libellé par défaut que vous pourrez modifier par la suite.

Participants[edit | edit source]

Le bouton "Ajouter un participant" fait apparaître un moteur de recherche des utilisateurs à partir duquel vous pouvez ajouter des participants dans la liste.

Liste des agendas[edit | edit source]

Dès qu'un agenda est ajouté il apparait dans la liste des agendas.

Rdv agenda list.png

Modifier[edit | edit source]

Cette icone vous permet de modifier le libellé et les participants d'un agenda

Ajouter un rendez-vous[edit | edit source]

Cette icone vous permet d'afficher le formulaire d'ajout de rendez-vous pour un agenda

Liste des rendez-vous[edit | edit source]

Cette icone vous permet d'afficher une liste complète des rendez-vous pour un agenda

Supprimer[edit | edit source]

Cette icone vous permet de supprimer un agenda ainsi que tous les rendez-vous qui lui sont rattaché

Ajouter un rendez-vous[edit | edit source]

Rdv add.png

Vous pouvez optionnellement spécifier un lieu parmi ceux définis dans la gestion des lieux.

Dès qu'un rendez-vous est ajouté dans un agenda, tous les participants de l'agenda voient apparaître dans leur espace mon compte une section "Mes Rendez-vous".

Rdv abonne section.png

De même, il a apparaît dans la liste des rendez-vous de l'agenda.

Champs personnalisés[edit | edit source]

Il est également possible d'étendre les options disponibles aux rédacteurs via des champs personnalisés.

Cette fonctionnalité permet de définir d'autres champs de saisie disponibles aux rédacteurs lors de la création ou de l'édition d'un rendez-vous.

Cela peux permettre au rédacteur de renseigner le public visé par le rendez-vous comme sur l'image ci-dessous :
EditionChoixMultiple.png

Voir la documentation concernant la gestion des champs personnalisés

Liste des rendez-vous[edit | edit source]

À partir de cette liste vous pouvez modifier ou supprimer un rendez-vous existant ainsi que créer un nouveau rendez-vous en dupliquant un existant.

Rdv index.png

Comment vérifier le planning ?[edit | edit source]

La navigation des rendez-vous par agenda ne permet pas de vérifier le planning par participants ou lieu ou date.

Pour ce faire Bokeh propose une liste exhaustive des rendez-vous.

Rdv all button.png

Rdv all index.png


Rendez-Vous[edit | edit source]

Date[edit | edit source]

Ce champ permet de trouver les rendez-vous dont la date se situe entre une date début et une date de fin.

Si vous ne renseignez qu'une date de début vous exprimez un filtre "à partir du ... inclus", si vous ne renseignez qu'une date de fin vous exprimez un filtre "jusqu'au ... inclus".

Par défaut la liste est filtrée aux rendez-vous futurs sur les 3 prochains mois.

Lieu[edit | edit source]

Ce champ permet de trouver les rendez-vous selon leur lieu.

Puisque le lieu n'est pas un champ obligatoire des rendez-vous, une option spéciale "Indéterminé" permet de trouver les rendez-vous auxquels aucun lieu n'a été affecté.

Commentaire[edit | edit source]

Ce champ permet de trouver les rendez vous selon les termes dans le commentaire.

C'est une recherche contient.

Champs Personnalisés[edit | edit source]

Les champs personalisés saisis dans les Rendez-Vous sont affichés et filtrables. (cf. ci-dessous.)


Agenda[edit | edit source]

Libelle contient[edit | edit source]

Ce champ permet de trouver les rendez-vous qui ont au moins un participant dont les :

contient le texte saisi.

Participant contient[edit | edit source]

Ce champ permet de trouver les rendez-vous qui ont au moins un participant dont les :

contient le texte saisi.

Champs Personnalisés[edit | edit source]

Les champs personalisés saisis dans les agendas sont affichés et filtrables. (cf. ci-dessous.)

Champs personnalisés[edit | edit source]

Paramétrage et gestion des notifications par mail[edit | edit source]

Une fois le rendez vous créé, lorsque l'on clique sur l'icône icone notifier

Des emails sont envoyés à toutes les personnes qui ont été déclarées pour l'agenda.

En cliquant sur l'icône consulter statut notification les statuts des emails envoyés est affiché :

Historique Notification

Devant chaque utilisateur, vous avez la possibilité d'envoyer un email personnel en cas d'échec, ou de supprimer la trace de la notification.

Vous avez aussi la possibilité de vider l'historique de toutes les notifications.

Batch[edit | edit source]

Dans les Batch, l'administrateur système peut activer le batch "Envoi des notifications de rendez-vous".

Batch

Les notifications seront envoyées automatiquement une fois et une seule aux participants quand le rendez vous est dans la période de 3 jours (Voir variable système relative).

Au même endroit, vous pouvez envoyer un message pour tous les rendez vous futur de façon manuelle en cliquant sur l'icone Batch Notification Manuelle


Variables d'administration[edit | edit source]

La variable ENABLE_RENDEZ_VOUS permet d'activer ou de désactiver la gestion des rendez-vous.

Le délai d'envoi des notifications de rendez-vous (en jours) est configuré par la variable : NOTIFICATION_DELAY_RENDEZ_VOUS

Le modèle du message email envoyé est un modèle HTML stocké dans la variable NOTIFICATION_TEMPLATE_RENDEZ_VOUS.

L'utilisateur peut utiliser les styles, mettre en forme, et utiliser les variables user.nom, user.prenom, et toute autre propriété de user (civilite ou bibliotheque par exemple), de même que les propriétés de l'objet rendez_vous (agenda_label, location_label, formatted_date, formatted_begin_time, formatted_end_time).