Différences entre versions de « Rendez-vous »
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Version du 5 juillet 2019 à 14:41
Bokeh permet d'établir des agendas de rendez-vous concernant un ou plusieurs participants.
Démonstration de la fonctionnalité[ ]
Comment activer cette fonctionnalité ?[ ]
Vous pouvez activer cette fonctionnalité avec la variable ENABLE RENDEZ VOUS.
Lorsque cette variable est active un nouveau menu "Gestionnaire de contenu" > "Rendez-Vous" apparaît dans l'administration pour les utilisateurs ayant le rôle "Administrateur Portail" et ceux appartenant à un groupe ayant la permission "Administration: accès à la gestion des rendez-vous".
Comment ajouter un rendez-vous ?[ ]
Les rendez-vous sont rattachés à un agenda qui représente un groupe de participants.
Vous devez donc commencer par ajouter un agenda pour les participants concernés.
Ajouter un agenda[ ]
Libellé[ ]
Vous pouvez définir le libellé de l'agenda, si vous le laissez vide Bokeh utilisera les noms des participants pour définir un libellé par défaut que vous pourrez modifier par la suite.
Participants[ ]
Le bouton "Ajouter un participant" fait apparaître un moteur de recherche des utilisateurs à partir duquel vous pouvez ajouter des participants dans la liste.
Liste des agendas[ ]
Dès qu'un agenda est ajouté il apparait dans la liste des agendas.
Modifier[ ]
Cette icone vous permet de modifier le libellé et les participants d'un agenda
Ajouter un rendez-vous[ ]
Cette icone vous permet d'afficher le formulaire d'ajout de rendez-vous pour un agenda
Liste des rendez-vous[ ]
Cette icone vous permet d'afficher une liste complète des rendez-vous pour un agenda
Supprimer[ ]
Cette icone vous permet de supprimer un agenda ainsi que tous les rendez-vous qui lui sont rattaché
Ajouter un rendez-vous[ ]
Vous pouvez optionnellement spécifier un lieu parmi ceux définis dans la gestion des lieux.
Dès qu'un rendez-vous est ajouté dans un agenda, tous les participants de l'agenda voient apparaître dans leur espace mon compte une section "Mes Rendez-vous".
De même, il a apparaît dans la liste des rendez-vous de l'agenda.
Champs personnalisés[ ]
Il est également possible d'étendre les options disponibles aux rédacteurs via des champs personnalisés.
Cette fonctionnalité permet de définir d'autres champs de saisie disponibles aux rédacteurs lors de la création ou de l'édition d'un rendez-vous.
Cela peux permettre au rédacteur de renseigner le public visé par le rendez-vous comme sur l'image ci-dessous :
Voir la documentation concernant la gestion des champs personnalisés
Liste des rendez-vous[ ]
À partir de cette liste vous pouvez modifier ou supprimer un rendez-vous existant ainsi que créer un nouveau rendez-vous en dupliquant un existant.
Comment vérifier le planning ?[ ]
La navigation des rendez-vous par agenda ne permet pas de vérifier le planning par participants ou lieu ou date.
Pour ce faire Bokeh propose une liste exhaustive des rendez-vous.
Dans les critères de recherches, nous trouvons deux onglets :
- Un onglet Critères Rendez-vous pour rechercher sur les champs de rendez-vous.
- Un onglet Critères Agenda, pour rechercher sur les champs des agendas.
NB :
- Dans les deux onglets, des champs personnalisés additionnels sont intégrés à la recherche, par exemple ici Materiel nécessaire.
- dans la zone d'affichage des résultats, les champs personnalisés sont affichés dans la colonne Agenda pour les agenda, en plus petit en dessous, et dans la colonne Autres informations, qui contient le champ commentaire des rendez vous, ainsi que les valeurs des champs personnalisés.
Un bouton Exporter cette liste vous permet de l'exporter au format CSV pour intégration.
Les champs de la listes sont éclatés sur des colones et leur format permet des opérations plus simple.
Rendez-Vous[ ]
Date[ ]
Ce champ permet de trouver les rendez-vous dont la date se situe entre une date début et une date de fin.
Si vous ne renseignez qu'une date de début vous exprimez un filtre "à partir du ... inclus", si vous ne renseignez qu'une date de fin vous exprimez un filtre "jusqu'au ... inclus".
Par défaut la liste est filtrée aux rendez-vous futurs sur les 3 prochains mois.
Lieu[ ]
Ce champ permet de trouver les rendez-vous selon leur lieu.
Puisque le lieu n'est pas un champ obligatoire des rendez-vous, une option spéciale "Indéterminé" permet de trouver les rendez-vous auxquels aucun lieu n'a été affecté.
Commentaire[ ]
Ce champ permet de trouver les rendez vous selon les termes saisis dans la zone de texte.
Tout rendez vous dont le commentaire contient la chaîne saisie sera présenté dans la liste des résultats.
Champs Personnalisés[ ]
Les champs personalisés saisis dans les Rendez-Vous sont affichés et filtrables. (cf. ci-dessous.)
Agenda[ ]
Libelle contient[ ]
Ce champ permet de trouver les rendez-vous relatif à l'agenda dont le libelle contient la chaine recherchée.
Participant contient[ ]
Ce champ permet de trouver les rendez-vous qui ont au moins un participant dont les :
- login
- nom
- prénom
- pseudo
- numéro de carte d'abonné
contient le texte saisi.
Champs Personnalisés[ ]
Les champs personalisés saisis dans les agendas sont affichés et filtrables. (cf. ci-dessous.)
Champs personnalisés[ ]
Les critères de recherche des champs personnalisés sont de trois type :
- des zones texte (pour tout ce qui est Texte, zone de texte, et zone de texte enrichi. La recherche remontera tout rendez vous dont le champs contient la valeur saisie.
- un groupe de sélection multiple pour les zones de sélection et choix multiples. La recherche produite remonte tout rendez vous dont le champs contient au moins 'une des valeurs cochées.
- pour les dates, une date de début et une date de fin, qui permettent de filtrer sur un intervalle de date.
Paramétrage et gestion des notifications par mail[ ]
Une fois le rendez vous créé, lorsque l'on clique sur l'icône
Des emails sont envoyés à toutes les personnes qui ont été déclarées pour l'agenda.
En cliquant sur l'icône les statuts des emails envoyés est affiché :
Devant chaque utilisateur, vous avez la possibilité d'envoyer un email personnel en cas d'échec, ou de supprimer la trace de la notification.
Vous avez aussi la possibilité de vider l'historique de toutes les notifications.
Batch[ ]
Dans les Batch, l'administrateur système peut activer le batch "Envoi des notifications de rendez-vous".
Les notifications seront envoyées automatiquement une fois et une seule aux participants quand le rendez vous est dans la période de 3 jours (Voir variable système relative).
Au même endroit, vous pouvez envoyer un message pour tous les rendez vous futur de façon manuelle en cliquant sur l'icone
Variables d'administration[ ]
La variable ENABLE_RENDEZ_VOUS permet d'activer ou de désactiver la gestion des rendez-vous.
Le délai d'envoi des notifications de rendez-vous (en jours) est configuré par la variable : NOTIFICATION_DELAY_RENDEZ_VOUS
Le modèle du message email envoyé est un modèle HTML stocké dans la variable NOTIFICATION_TEMPLATE_RENDEZ_VOUS.
L'utilisateur peut utiliser les styles, mettre en forme, et utiliser les variables user.nom, user.prenom, et toute autre propriété de user (civilite ou bibliotheque par exemple), de même que les propriétés de l'objet rendez_vous (agenda_label, location_label, formatted_date, formatted_begin_time, formatted_end_time).